Spelregels bij digitale facturen

U bent EU-ondernemer en u doet zaken in Nederland. Bij uw inkoop krijgt u Nederlandse btw in rekening gebracht. Op de elektronische factuur vindt u de btw die u moet betalen. Veel ondernemingen komen in aanmerking voor teruggave van de btw. Er gelden specifieke spelregels bij digitale facturen.

Wilt u in aanmerking komen voor teruggave van de btw? Zorg er dan voor dat de factuur aan de factuurvereisten voor de btw voldoet.

Authenticiteit en integriteit factuur

Bij het bewaren van de facturen dient de authenticiteit en integriteit van de inkoopfacturen gewaarborgd te blijven. Een nadeel voor de ondernemer hierbij is, dat de Belastingdienst pas achteraf bij controle vaststelt of hieraan is voldaan. Vooraf is niet duidelijk of u juist handelt.

U kunt het risico op onjuist bewaren verkleinen door een aantal werkwijzen. Bij twijfel is het mogelijk dat u een verzoek indient bij de Belastingdienst, waarop de Belastingdienst u mededeelt of uw wijze van bewaren van de elektronische facturen juist is. Er zijn een aantal spelregels waar u rekening mee dient te houden.

Digitaal bewaren

U dient facturen te bewaren in de vorm waarin u ze hebt ontvangen. Dus als u een factuur digitaal ontvangt, bewaart u de digitale versie van de factuur. Daarnaast moet u kunnen aantonen dat de factuur daadwerkelijk door de afzender in de bewaarde vorm is verzonden. In het geval van een digitale factuur bewaart u dan de e-mail waarmee de factuur is verzonden. Bij een controle moet de Belastingdienst deze gegevens digitaal kunnen inzien.

Conclusie

• Het is voor u als buitenlandse ondernemer van belang om aan de eisen met betrekking tot digitale factureren te voldoen.
• De authenticiteit en integriteit van de inkoopfacturen moet gewaarborgd worden.
• De inkoopfactuur die digitaal is verzonden moet achteraf niet meer te wijzigen zijn.
• De inkoopfacturen moeten vervolgens digitaal bewaard blijven samen met de mail of de wijze waarop zij zijn ontvangen.
• Als u niet in het bezit bent van een juiste inkoopfactuur, dan kan u het recht op aftrek van Nederlandse btw worden geweigerd als u btw terugvraagt via de teruggaaf procedure.

Whitepaper

In de whitepaper vindt u de factuurregels overzichtelijk op een rij. U kunt deze kosteloos downloaden. Er zijn meer regels om voor btw teruggave in aanmerking te komen. Een juiste inkoopfactuur is het begin. Voor meer informatie over het terugvragen van Nederlandse btw, kunnen de btw-specialisten u op weg helpen. Ga hiervoor naar de contact-pagina.